Просто значит эффективно!
Как часто делая какую-то непонятную неинтересную нудную кадровую работу вы думаете о том, кому вообще все это нужно!?
И это правильные мысли!
Реальность такова, что многие «бумажки» уже не нужны или их можно делать гораздо проще.
Условно документы делятся на 2 вида:
1. Обязательные — они должны быть абсолютно у каждого работодателя. Вести их обязывает закон.
2. Необязательные. Вроде бы можно порадоваться, но как показывает практика — такие документы бывают полезными и даже необходимыми работодателю, ведь они делают работу более четкой и помогают отстоять свою позицию в суде.
ВАЖНО!
«Необязательные» документы могут стать «обязательными», если:
- работодатель сам закрепил это внутренними локальными актами (например, принято решение ввести сменный график работы, а это значить, что графики сменности становятся обязательными);
- наступило законное обстоятельство (например, работники проявили инициативу и решили заключить коллективный договор, отказать нельзя и документ становится обязательным).
Просто не бывает? Конечно бывает!
Первое, что надо сделать — оптимизировать формы документов.
С 2013 года работодатель имеет полное право самостоятельно разрабатывать формы практически всех обязательных кадровых документов.
До этого времени была обязанность использовать лишь установленные.
Давайте разберем пример.
Есть обязательный документ — штатное расписание. Унифицированная форма NoТ-3, которая содержит большое количество граф необходимых для заполнения, но мы можем сделать её проще.
1 раз уделяем время «переработке» форм документов и ежегодно экономим от 10 % времени.
Проверяющие органы задают меньше вопросов, по корректности заполнения документов.
Простую форму — заполнить просто!
Второй шаг в сокращении временных затрат — оптимизация содержания.
Содержание, как и форма определяется либо требованиями законодательства, либо требованиями организации, если используются собственно разработанные документы.
Разберем пример на самом важном обязательном документе — трудовой договор (ТД).
Содержание ТД четко описано в статье 57 Трудового кодекса РФ, в обязательном порядке указываем:
- ФИО работника и наименование работодателя (ФИО работодателя — физического лица);
- сведения о документах, удостоверяющих личность работника;
- идентификационный номер работодателя;
- сведения о представителе работодателя, подписавшем трудовой договор, и основание для этого права;
- место и дата заключения трудового договора;
- место работы, с указанием обособленного структурного подразделения (при наличии) и его местонахождения;
- трудовая функция;
- дата начала работы, срок действия и причины «срочности» (при наличии срока);
- условия оплаты труда;
- режим рабочего времени и времени отдыха (если он отличается от общих правил работодателя);
- гарантии и компенсации за работу с вредными и (или) опасными условиями труда;
- условия, определяющие характер работы (подвижной, разъездной, в пути и д.р);
- условия труда на рабочем месте;
- условие об обязательном социальном страховании работника.
Всего 14 обязательных пунктов, которые могут поместиться на 1 страничке листа А4, но порой размер ТД достигает 10 и более страниц.
В чем выгода краткого изложения ТД?
- Сокращение времени на оформление документов;
- Не нужно согласие работника для внесения изменений.
Если меняется какое-то условие ТД, то мы обязаны оформить письменное соглашение о внесении изменений.
Соглашение = согласие работника.
Я не призываю «выкинуть» все необязательные пункты из ТД, я хочу, чтобы вы осознано подошли к его оформлению или пересмотрели существующую форму, и уж точно не скачивали шаблон из «интернета» 🙂
Что можно оптимизировать?
Довольно часто ТД представляет собой краткое изложение Трудового кодекса, но необходимости в этом нет, ведь работник и работодатель обязаны соблюдать эти требования в любом случае. Наиболее важные статьи ТК РФ целесообразно прописать в Локальных актах компании, с которыми сотрудник знакомится при приеме на работу.
Если вы решаете еще раз продублировать ТК РФ в трудовом договоре, то важно следить за актуальностью дублируемой информации. В случае изменения указанных статей трудового кодекса нужно внести изменения в ТД путем подписания дополнительных соглашений, если этот момент упустить, то ТД будет противоречить законодательству.
Можно не указывать подразделение, в котором будет работать сотрудник.
Этого не требует закон, а у нас появляется возможность перемещать сотрудника внутри организации без его согласия.
Например, есть отделы по продаже туфель, верхней одежды и т.п. Сотрудники внутри отделов приняты на должность менеджер по продажам.
Если потребуется одного из них перевести в другой отдел, то без согласия сотрудника этого сделать не получится.
Если вам очень «больно» отказываться от указания отдела, то можно объединить схожие отделы под одним названием — отдел продаж, и перемещать сотрудников внутри одного большого отдела без дополнительного оформления кучи документов.
Отсутствие одного предложения в трудовом договоре дает свободу в управлении организацией и экономит бесценное время!
Итак, мы рассмотрели с вами 2 шага на пути к оптимизации кадрового документооборота:
- Оптимизация форм документов;
- Оптимизация содержания документов
Третий шаг — оптимизация процессов.
На этом шаге мы останавливаться подробно не станем. Очень сложными процессами у нас страдают крупные компании, а сегодня не о них. Однако учитывайте, этот шаг в свой работе, как источник сокращения временных затрат.
Вовремя остановиться в процессе оптимизации очень важно. В противном случае мы можем упростить всё настолько, что документы потеряют свою законную силу, а процессы будут протекать бесконтрольно.
Как нам сохранить за документом его законную силу?
Для этого нужно сохранить определенные реквизиты:
- наименование документа;
- дата составления документа;
- наименование организации;
- содержание;
- величина измерения факта, указанного в документе;
- наименование должности, подпись и ФИО лица ответственного за оформление свершившегося события;
Печать далеко не обязательный реквизит в кадровых документах и используется больше по «привычке».
Статья подходит к концу, но на самом деле основной и самый большой ресурс по оптимизации заложен в переходе на электронный документооборот. Это новая и большая тема, которую мы рассмотрим позже.
С 5 мая 2020 уже начался эксперимент по переводу кадровых документов в онлайн, поэтому внимательно следим за его ходом. Эксперимент продлиться до 31.03.2021 года.
Вы уже оптимизируете кадровый документооборот?