Вести или нет?

Личное дело — набор документов о сотруднике и его трудовой деятельности.

На сотрудника уже есть личная карточка Т-2, приказы, трудовой договор и дополнительное соглашения к нему. Зачем ещё что-то?

Да собственно обязанности вести личные дела нет.

Законодательство РФ требует от работодателя вести личные дела сотрудников, только если это:

• государственные служащие;
• военнослужащие и сотрудники силовых ведомств;
• работники Федеральной таможенной службы;
• научно-педагогические работники.

Многих информация может удивить. Как правило, организации ведут личные дела. Иногда просто автоматически, не задумываясь. Вообще иметь дело на сотрудника — это удобно.

Давайте разбираться!

При наличии дела, всегда под рукой полный комплект документов на сотрудника, но важно помнить о законности их использования и хранения, ведь это персональные данные, а с ними 3 принципа работы:

1. есть письменное согласие сотрудника;
2. четко указаны цели использования;
3. цели использования адекватны и обоснованы.

Поэтому ещё раз прошу не хранить в делах копии личных документов сотрудников (паспорт, снилс, свидетельства различные и т.д.).

Существует порядок оформления личного дела, но он для тех, случаев, где дело вести необходимо.

Я за эффективность! Не обязаны вести дело, но ведем, значит делаем это в удобной для нас форме.

Что делать вроде бы необходимо:

• оформлять титульный лист;
• производить опись содержимого;
• составлять лист-заверитель;
• хранить документы внутри дела в хронологическом порядке;
• регистрировать дела.

Эти задачи отнимаю кучу времени, поэтому я считаю нецелесообразным их выполнение в текущем режиме — максимум при подготовке дела к хранению, после увольнения сотрудника.

Что можно хранить в деле?

Работодатель сам определяет состав личных дел. Порядок их ведения желательно закрепить в локальном нормативном акте.

Первичные документы, которые заполняются и заводятся непосредственно при приёме на работу:

• личная карточка Т2;
• справка об отсутствии судимости (нужна при приеме на определенные должности);
• заключение медосмотра;
• анкета или личный листок (если это предусмотрено);
• копия приказа о приеме;
• заключенный трудовой договор и т.д.

Документы, которые появились в процессе работы:

• различные квалификационные удостоверения;
• водительские права на спецтехнику;
• должностная инструкция;
• дополнительные соглашения к трудовому договору;
• договор о материальной ответственности (если должность его предусматривает);
• акты о прохождении аттестации;
• заключения очередных медосмотров;
• документы об установлении медограничений или инвалидности;
• копии приказов о переводе;
• данные о дисциплинарных взысканиях и рабочих поощрениях;
• различные заявления;
• докладные, объяснительные, служебные записки и т.д.

Документы, закрывающие трудовые:

• заявление на увольнение;
• копия приказа об увольнении;
• обходной лист (если используется) и д.р.

О возможности хранить карточки Т-2 в личных делах скажу отдельно.

Прямого запрета на это нет, и можно прописать в локальных актах, что Т-2 хранятся в деле, поскольку каждое предприятие определяет порядок документооборота самостоятельно. Однако, как правило, кадровые специалисты предпочитают держать Т-2 «под рукой».

Как храним?

Дела хранятся как в сейфах, так и в специальных запирающихся шкафах. Единственное требование — доступ третьих лиц к содержанию этих хранилищ запрещен.

Документы по личному составу, в которые входит личное дело, законченные делопроизводством до 1.01.2003 года, хранятся 75 лет, а после 50 лет.

Так зачем вести личное дело? В чем удобство?

Вести личные дела удобно если:

1. организация существует давно или планирует работать долгие годы. Оригиналы документов уходят в архив или же их просто становится очень много — удобно информацию по сотруднику смотреть именно в деле;
2. организация не имеет кадровой системы;
3. организация меняет кадровые системы, и информация из них переносится с ошибками или не переносится вообще;
4. организация имеет филиалы и ,при переводе, новое место работы получает дело с историей работы сотрудника и т.д.

А для чего вы ведете личное дело?