Вести или нет?
Личное дело — набор документов о сотруднике и его трудовой деятельности.
На сотрудника уже есть личная карточка Т-2, приказы, трудовой договор и дополнительное соглашения к нему. Зачем ещё что-то?
Да собственно обязанности вести личные дела нет.
Законодательство РФ требует от работодателя вести личные дела сотрудников, только если это:
- государственные служащие;
- военнослужащие и сотрудники силовых ведомств;
- работники Федеральной таможенной службы;
- научно-педагогические работники.
Многих информация может удивить. Как правило, организации ведут личные дела. Иногда просто автоматически, не задумываясь. Вообще иметь дело на сотрудника — это удобно.
Давайте разбираться!
При наличии дела, всегда под рукой полный комплект документов на сотрудника, но важно помнить о законности их использования и хранения, ведь это персональные данные, а с ними 3 принципа работы:
- есть письменное согласие сотрудника;
- четко указаны цели использования;
- цели использования адекватны и обоснованы.
Поэтому ещё раз прошу не хранить в делах копии личных документов сотрудников (паспорт, снилс, свидетельства различные и т.д.).
Существует порядок оформления личного дела, но он для тех, случаев, где дело вести необходимо.
Я за эффективность! Не обязаны вести дело, но ведем, значит делаем это в удобной для нас форме.
Что делать вроде бы необходимо:
- оформлять титульный лист;
- производить опись содержимого;
- составлять лист-заверитель;
- хранить документы внутри дела в хронологическом порядке;
- регистрировать дела.
Эти задачи отнимаю кучу времени, поэтому я считаю нецелесообразным их выполнение в текущем режиме — максимум при подготовке дела к хранению, после увольнения сотрудника.
Что можно хранить в деле?
Работодатель сам определяет состав личных дел. Порядок их ведения желательно закрепить в локальном нормативном акте.
Первичные документы, которые заполняются и заводятся непосредственно при приёме на работу:
- личная карточка Т2;
- справка об отсутствии судимости (нужна при приеме на определенные должности);
- заключение медосмотра;
- анкета или личный листок (если это предусмотрено);
- копия приказа о приеме;
- заключенный трудовой договор и т.д.
Документы, которые появились в процессе работы:
- различные квалификационные удостоверения;
- водительские права на спецтехнику;
- должностная инструкция;
- дополнительные соглашения к трудовому договору;
- договор о материальной ответственности (если должность его предусматривает);
- акты о прохождении аттестации;
- заключения очередных медосмотров;
- документы об установлении медограничений или инвалидности;
- копии приказов о переводе;
- данные о дисциплинарных взысканиях и рабочих поощрениях;
- различные заявления;
- докладные, объяснительные, служебные записки и т.д.
Документы, закрывающие трудовые:
- заявление на увольнение;
- копия приказа об увольнении;
- обходной лист (если используется) и д.р.
О возможности хранить карточки Т-2 в личных делах скажу отдельно.
Прямого запрета на это нет, и можно прописать в локальных актах, что Т-2 хранятся в деле, поскольку каждое предприятие определяет порядок документооборота самостоятельно. Однако, как правило, кадровые специалисты предпочитают держать Т-2 «под рукой».
Как храним?
Дела хранятся как в сейфах, так и в специальных запирающихся шкафах. Единственное требование — доступ третьих лиц к содержанию этих хранилищ запрещен.
Документы по личному составу, в которые входит личное дело, законченные делопроизводством до 1.01.2003 года, хранятся 75 лет, а после 50 лет.
Так зачем вести личное дело? В чем удобство?
Вести личные дела удобно если:
- организация существует давно или планирует работать долгие годы. Оригиналы документов уходят в архив или же их просто становится очень много — удобно информацию по сотруднику смотреть именно в деле;
- организация не имеет кадровой системы;
- организация меняет кадровые системы, и информация из них переносится с ошибками или не переносится вообще;
- организация имеет филиалы и ,при переводе, новое место работы получает дело с историей работы сотрудника и т.д.
А для чего вы ведете личное дело?