В России стартовал эксперимент по внедрению электронного документооборота в кадровом делопроизводстве — 28 июня вступил в силу приказ, описывающий порядок его проведения.
Эксперимент продлится до 31.03.2021. Дату вступления в эксперимент компания определяет самостоятельно, но заявку на участие можно подать только до 01.12.2020.
Перечень документов для эксперимента также определяет компанией.
Эксперимент может проводиться с помощью информационной системы работодателя и (или) системы «Работа в России».
Я считаю, что перевод документов в электронный формат — самый эффективный способ оптимизации документооборота. Реализация эксперимента вызывает много вопрос, но предлагаю дождаться завершения и не переживать раньше времени.
Постепенно всё больше услуг и документов становятся доступными в электронном формате.
Первые шаги перехода:
- электронный больничный;
- СНИЛС;
- электронная трудовая книжка.
Полный переход на электронные формы документов – вопрос времени. По этой причине мной написана статья «Оптимизация», чтобы переход произошёл плавно нужно подготовить «почву».
Чем так хорошо электронный документооборот:
- не нужно распечатывать, подписывать, подшивать и хранить бумажные документы. Это сокращает не только трудозатраты, но и расходы на канцелярию и хранение документов;
- быстрее проходит согласования, утверждения и ознакомления с документом;
- минимизация риска подделки документа, за счет использования электронных подписей;
- сокращается время на поиск необходимого документа.
Важно учитывать, что электронный документ изначально создан в электронном виде. Не путаем его с электронным образом документа (это понятие ещё не прописано на законодательном уровне, но уже широко применяется). Электронный образ документа — бумажный документ, переведенный в цифровой формат.
Электронный документ подписывается электронной подписью, есть 3 вида подписи:
— простая;
— усиленная (квалифицированная и неквалифицированная).
В эксперименте используются различные варианты подписей. Углубляться в эту тему не будем — дождёмся результатов.
По информации Минтруда, пилотный проект будет реализовываться на площадках крупных работодателей: ОАО «Российские железные дороги», АО «Газпромбанк», ПАО «АВТОВАЗ», ПАО «РОСБАНК», ПАО «Мечел», АО «Северсталь Менеджмент», ПАО «Ростелеком», ООО «Яндекс» и других.
Вообще, я восхищаюсь смелостью компания, которые участвуют в подобных мероприятиях.
Давайте поставим им лайк.
P.S. Пост и я, носим позитивный характер, поэтому о второй стороне медали поговорим по завершении эксперимента.